Ochrana osobných údajov
Práva pri spracúvaní osobných údajov sú upravené v Nariadení Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) z 27. apríla 2016 č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len ako „GDPR“) a zákone č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
Identifikačné a kontaktné údaje prevádzkovateľa:
Technická univerzita v Košiciach (ďalej len „TUKE“) je Prevádzkovateľom, ktorý spracúva osobné údaje vo vlastnom mene, ktorého konkrétne požiadavky na jeho určenie sú ustanovené v osobitných predpisoch, ktoré vymedzili účely a čiastočne aj prostriedky spracúvania osobných údajov.
Technická univerzita v Košiciach
Letná 9, 042 00 Košice
IČO: 00 397 610
Kontaktné údaje zodpovednej osoby (DPO):
PRAVIDLÁ OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV
Vaše osobné údaje je potrebné v nevyhnutnom rozsahu spracúvať z dôvodu plnenia, resp. zabezpečenia povinností a úloh, ktoré nám, ako verejnej vysokej škole vyplývajú:
- zo všeobecne záväzných právnych predpisov.
TUKE môže pristúpiť k spracúvaniu vašich osobných údajov v prípadoch, ak je rozsah osobných údajov stanovený právnymi predpismi nepostačujúci na dosiahnutie vymedzeného účelu spracúvania, aj na základe nasledujúcich právnych základov:
- ak je to nevyhnutné na plnenie zmluvy uzavretej medzi Vami a TUKE vrátane predzmluvných vzťahov v zmysle Čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR,
- ak je to nevyhnutné na splnenie úlohy TUKE, realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej TUKE v zmysle Čl. 6 ods. 1 písm. e) GDPR,
- ak je to nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje TUKE podľa Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, alebo
- ak ste udelili súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na konkrétny účel v zmysle Čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR.
Informácie o spracúvaní osobných údajov na TUKE
KOMU POSKYTUJEME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE
EXTERNÍ PRÍJEMCOVIA OSOBNÝCH ÚDAJOV TUKE
- Dopravcovia v cestnej doprave, mestskej hromadnej doprave, dráhovej doprave
- Zahraničné vysoké školy poskytujúce programy mobilít študentom TUKE
- Inštitúcie Európskej únie Európska Komisia
- Organizácie financujúce niektoré programy študentských mobilít
- Medzinárodné organizácie a medzinárodné siete spolupracujúcich vysokých škôl, ktorých je TUKE členom
- Štátne orgány vykonávajúce pôsobnosť v oblasti školstva
- Vedecké inštitúcie
- Občianske združenia
- Firmy poskytujúce technickú podporu pre informačné systémy bez vykonávania spracovateľských operácii s osobnými údajmi, ale s faktickou možnosťou oboznámenia sa s obsahom dát
- Firmy participujúce na vedecko-výskumných projektoch v inkubátoroch alebo vedeckých parkoch
- Firmy participujúce na vedecko-výskumnej činnosti
- Poštoví doručovatelia a poštové podniky
- Advokáti
- Notári
- Exekútori
- Audítori
DOBA UCHOVANIA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV
Osobné údaje uchovávame najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú. Vo všeobecnosti, doba uchovávania vyplýva z právnych predpisov alebo osobné údaje uchovávame počas trvania zmluvy. Ak z právnych predpisov nevyplýva, dobu uchovávania Vašich osobných údajov vždy vo vzťahu ku konkrétnym účelom určujeme my prostredníctvom našich interných predpisov a/alebo Registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu TUKE v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.
TUKE predpísaným spôsobom zlikviduje tie osobné údaje, ktorých účel spracúvania a doba uchovania sa skončila. Po skončení vymedzeného účelu je TUKE oprávnená spracúvať osobné údaje v nevyhnutnom rozsahu, a to na vedecké účely, účely historického výskumu alebo účely štatistiky, v ich anonymizovanej alebo pseudonymizovanej podobe.
Ak spracúvame Vaše osobné údaje na základe súhlasu, máte právo kedykoľvek udelený súhlas odvolať a po jeho odvolaní sme povinní osobné údaje ďalej nespracúvať a v určitých prípadoch Vaše osobné údaje aj zlikvidovať, resp. vymazať.
Sociálna podpora študentov 5 rokov.
V prípade dokumentáciu prijímacieho konania, dokumentáciu o zápise na štúdium a zápisoch do ďalšej časti štúdia, výpis výsledkov štúdia, kópie dokladov o absolvovaní štúdia 25 rokov odo dňa skončenia štúdia.
Register študentov (vrátane spisov študentov) v prípade riadneho skončenia štúdia 50 rokov od skončenia štúdia.
Osobné údaje uvedené v záverečnej práci autora 70 rokov.
Na účely HM ihneď po aktualizácii údajov.
V prípade dokumentov s trvalou archívnou hodnotou, trvalá archivácia údajov.
Spravidla 5 až 10 rokov, viď registratúrny plán.
Kamerový záznam 15 dní.
Počas trvania iných účelov spracúvania, na ktoré sú osobné údaje v IT systémoch spracúvané.
DOCHÁDZA K CEZHRANIČNÉMU PRENOSU VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV
DOCHÁDZA K AUTOMATIZOVANÉMU SPRACÚVANIU OSOBNÝCH ÚDAJOV
K automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu v zmysle čl. 22 GDPR môže dochádzať v týchto prípadoch:
AKO ZÍSKAVAME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE
TUKE Vaše osobné údaje získava najčastejšie priamo od Vás (ak ste uchádzačom o štúdium, študentom, účastníkom celoživotného vzdelávania, zamestnancom, uchádzačom o zamestnanie, riešiteľom projektu, členom akademickej samosprávy, používateľom univerzitnej knižnice, ubytovaným hosťom v ŠD alebo návštevníkom TUKE a pod.).
Osobné údaje môžete TUKE poskytnúť rôznymi spôsobmi napr. : prostredníctvom printovej prihlášky na štúdium, žiadosti CŽV, žiadosti o zaradenie do výberového konania (prijatia do zamestnania), osobného dotazníka zamestnanca, registráciou na našich webových stránkach (napr. vyplnením prihlášky/žiadosti), komunikáciou s nami najmä prostredníctvom elektronickej pošty alebo v procese uzatvárania zmluvy s TUKE a pod.
V osobitných prípadoch od tretích strán (napr. od súdov, exekútorov, sociálnej poisťovne, z dostupných registrov vedených v zmysle osobitných zákonných predpisov alebo priamo od Vašej blízkej osoby).
Na spracúvanie Vašich osobných údajov, ktoré TUKE získala pri plnení svojich úloh od tretích strán, sa pre plnenie povinnosti prevádzkovateľa transparentne informovať dotknuté osoby vzťahujú výnimky podľa čl. 14 ods. 5 GDPR. Ide napríklad o osobné údaje o spoločne posudzovaných osôb, pri posudzovaní nároku na sociálne štipendium študenta (pri zdokladovaní sociálnych pomerov v rodine študenta ako žiadateľa).
Vaše osobné údaje, ktoré TUKE nezískala priamo od Vás môže spracúvať v rámci plnenia povinností a úloh, ktoré jej vyplývajú zo všeobecne záväzných právnych predpisov:
- ako poskytovateľovi vzdelávania, ak ste napríklad rodinným príslušníkom nášho študenta alebo jemu blízkou osobou;
- ako zamestnávateľovi, ak ste napríklad rodinným príslušníkom zamestnanca TUKE alebo jemu blízkou osobou;
V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov súhlas so spracúvaním osobných údajov podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR nie ste nikdy povinní poskytnúť Vaše osobné údaje. Poskytnutie Vašich osobných údajov je založené na Vašej slobodnej úvahe a dobrovoľnom konaní. Udelený súhlas máte právo kedykoľvek odvolať. Neposkytnutie osobných údajov by nemalo mať žiadne negatívne a podstatné následky na Vašu osobu, ale môže sa znížiť komfort využívania niektorých služieb a Vaše informovanie o novinkách. V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov uzatvorenie alebo plnenie zmluvného vzťahu podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR poskytnutie osobných údajov je požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy. Neposkytnutie osobných údajov môže mať za následok nezavretie zmluvného vzťahu. V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov plnenie našej zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR alebo splnenie úlohy vo verejnom záujme podľa článku 6 ods. 1 písm. e) GDPR poskytnutie Vašich osobných údajov je zákonnou požiadavkou. Neposkytnutie osobných údajov môže mať za následok, že nebude môcť byť splnená úloha zabezpečovaná v rámci pôsobnosti orgánov akademickej samosprávy alebo nebude môcť byť vydané rozhodnutie, o ktoré nás žiadate, príp. môže byť inak zmarené splnenie dôležitej úlohy, ktorú TUKE ako verejná vysoká škola vykonáva vo verejnom záujme alebo má plniť v rámci svojich zákonných povinností. V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov oprávnený záujem a využívame na spracúvanie Vašich osobných údajov právny základ podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR ste povinní toto spracúvanie strpieť, ale máte voči nemu právo podať námietku.
OPRÁVNENÉ ZÁUJMY PREVÁDZKOVATEĽA (TUKE)
TUKE spracúva osobné údaje dotknutých osôb v súlade s Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje TUKE pri spracúvaní osobných údajov a tieto predstavujú:
- Vedecké a výskumné účely a projekty
- Preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov TUKE
- Zvyšovanie povedomia o TUKE a propagácia
- Ochrana majetku a bezpečnosti TUKE
- Kontrolné mechanizmy zamestnávateľa (TUKE)
PRÁVA DOTKNUTEJ OSOBY
Dovoľujeme si Vás upozorniť, že pri vybavovaní Vašej žiadosti o výkon práva dotknutej osoby TUKE podľa GDPR Vás môžeme požiadať o dôveryhodné overenie Vašej totožnosti, a to najmä v prípadoch, ak budú existovať pochybnosti o Vašej identite. V prípade, ak nebudeme schopní overiť (vhodným spôsobom) Vašu totožnosť, resp. autentifikovať identitu, požiadame Vás o predloženiu dokladu (totožnosti) v sídle TUKE. Je našou povinnosťou zabrániť, resp. vylúčiť poskytnutiu osobných údajov o Vás neoprávnenej osobe, ktorá sa za Vás iba vydáva. Vašej žiadosti spojenej s výkonom Vášho práva dotknutej osoby podľa GDPR je bezplatný. Ak je však Vaša žiadosť zjavne neopodstatnená, alebo neprimeraná, najmä preto, že sa opakuje, TUKE oprávnená účtovať si primeraný poplatok, ktorý zohľadňuje administratívne náklady spojené s vybavením žiadosti dotknutej osoby.
Vyššie uvedené práva možno e-mailom alebo písomne poštou uplatniť u zodpovednej osoby, ktorá na univerzite vykonáva dohľad nad spracúvaním osobných údajov.
Zodpovednej osobe takisto možno oznámiť únik osobných údajov či iné závažné skutočnosti týkajúce sa spracúvania osobných údajov Technickej univerzity v Košiciach.
Ďalšie informácie o Vašich právach môžete získať aj prostredníctvom príručky EÚ pre občanov o ochrane osobných údajov alebo na webovom sídle Úradu na ochranu osobných údajov SR (www.uoou.sk).